Fijn dat technologie ervoor zorgt dat we (dus kantoorluitjes) tijdens deze Covid-19 pandemie vrij probleemloos vanuit ons eigen huis kunnen werken. We kunnen bij onze documenten op de server van het werk. We kunnen bij de software die relevant is voor ons werk en we kunnen probleemloos vergaderen met Skype of Zoom. Als je een heel klein beetje op mij lijkt, is vergaderen niet je hobby. Maar dat kan verschillen per overleg en waar je werkt, enzovoort.
Vergaderen met Zoom of Skype is een uitputtingsslag
Eén ding is zeker: heel veel mensen vinden als die online vergaderingen via Zoom (of welk platform om te video vergaderen dan ook) extra vermoeiend. Misschien ken je het wel. Je kijkt naar een grid van verschillende mensen in hun kantoorcorner thuis. Allemaal hoofden en je weet haast niet waar je moet kijken. Soms als iemand “hmm” of “ja” of iets anders zegt in reactie op een spreker, schiet het aanwijskadertje -al dan niet met vertraging- heen en weer. Hierdoor raak je steeds helemaal uit de flow van het gesprek. Als je er überhaupt al in komt. Zelfs als ik dit opschrijf, voel ik al de mentale vermoeidheid die dit oproept.
* Lees ook: Houd je vaste lasten laag en koop zo meer vrijheid *
Zoom blijft net als Corona nog wel even in ons leven
Verschrikkelijk irritant en enorm vermoeiend toch? Volgens mij merkt iedereen dat wel nu we massaal veroordeeld zijn tot thuiswerken en tot vergaderen met je laptop voor je neus. Bovendien denk ik zelf als amateur-epidemioloog en -viroloog, dat Corona nog wel even bij ons is. En ik denk zelfs dat ook in het post-Corona-tijdperk thuiswerken algemener zal worden dan ervoor. Gewoon, omdat we het meer gewend zijn. En misschien zullen we ook als de lockdown over is, toch minder snel in het OV stappen of in de file gaan staan voor ons werk.
* Lees ook: Over Fuck You Money en het werken voor geld *
Niet meer stoer met een paracetamol zitten te snotteren op je werk
Of wordt het normaler om thuis te werken als je verkouden of grieperig bent. Zodat je je collega’s op kantoor niet aansteekt. Ik kan er zelf goed mee leven als mensen niet meer ‘stoer’ zijn en snotterig en koortsig met een doos tissues en paracetamol in die verfoeide kantoortuin opduiken, maar lekker thuis gaan werken. Of gewoon ouderwets thuis uitzieken als dat nodig is. Hoe dan ook: volgens mij wordt thuiswerken normaler wanneer het nieuwe normaal een soort van over is. En dan zal ook Zoom of een collega-video platform meer onderdeel van ons leven zijn. En dat is vermoeiend.
* Lees ook: Pak je eenzaamheid aan met deze 16 tips! *
Zoom fatigue: er is al een term voor
Zoom fatigue noemen ze sinds kort het fenomeen dat vergaderen en interacteren met mensen via een scherm veel meer energie kost dan face to face overleg. Om te beginnen mis je heel veel informatie. Je kan niet zien hoe iemand erbij zit. Tijdens een gewone vergadering kan je proberen een beetje de sfeer te proeven door om je heem te kijken. Maar met al die hokjes met gezichten voor je neus is dat allemaal een stuk lastiger. Je kan geen gebruik maken van het zicht uit je ooghoeken. Je hebt een scherm van x inch op misschien een halve meter ofzo voor je neus staan en daar moet je het mee doen.
* Lees ook: Minder stress met deze tien goede voornemens *
Je kan bij Zoom de informatie uit je ooghoeken niet inzetten
Wanneer we dat zicht uit de ooghoeken wel kunnen inzetten, weten we beter wat er gebeurt. Maar dit kan tijdens een video vergadering niet. Dus moet ons brein al die missende informatie op een andere manier proberen invullen. Dat maakt het lastig. En het kost ons veel meer energie.
Door vertraging later reageren maakt al dat we de ander minder aardig vinden
Omdat ons brein van nature een soort van lui is, of efficiënt, werkt het met snelle observaties die niet altijd hoeven te kloppen. Dit heet heuristiek. Misschien heb je weleens gehoord van het boek ‘Ons feilbare denken‘ van hoogleraar psychologie Daniel Kahneman, waarin hij aantoont dat ons brein uit een soort luie efficiency een soort mentale geitenpaadjes bewandelt om zo op basis van weinig informatie toch conclusies te trekken. We zijn als mensen een stuk minder rationeel dan we onszelf graag wijsmaken. Het levert bias op. Onderzoek toont aan dat we mensen veel minder vriendelijk vinden wanneer er wat vertraging is. Een dikke seconde minder snel antwoord van de andere deelnemer aan de Zoom vergadering, maakt al dat wij onbewust -voorbarige- conclusies trekken. Dat hakt er cognitief en ook emotioneel in. Niet logisch. Niet rationeel. Niet leuk. Maar het gebeurt wel.
* Lees ook: Als volwassene kiezen voor geen contact met je ouders:
pijnlijk, maar soms noodzakelijk *
We worden er onzeker van onszelf steeds in beeld te zien
Iets typisch bij online vergaderen met Zoom (of Skype, of Hangouts etc) is dat we onszelf doorlopend in beeld zien. Dit maakt ons heel erg zelfbewust, want we zijn normaal gesproken niet gewend onszelf in het vizier te hebben wanneer we met iemand anders in gesprek zijn. Dat we onszelf wel steeds zien, met al onze tics en hebbelijkheidjes, maakt ons niet alleen heel zelfbewust, maar ook een tikkeltje onzeker. En ook dat vergt weer energie.
* Lees ook: Waarom minder werken wel degelijk een goede zaak is *
De kans dat je kind of je kat binnen komt kuieren bij je Zoom meeting
Iets anders waar we last van kunnen hebben als we thuis zitten is het gevoel dat elk moment de kinderen, de partner, de hond of de kat binnen kunnen lopen. Of met dit mooie weer, zit je misschien wel bij een open raam. En kan er ineens veel herrie van buiten komen. Allemaal lastig. We kennen al de filmpjes van journalisten en analisten die serieus hun werk proberen te doen, terwijl de peuters van het gezin vrolijk niksvermoedend binnen wandelen, of katten die ergens in beeld (of op je toetsenbord) ineens besluiten dat ze ook aandacht verdienen. Voor een flink deel is dit wel te voorkomen. Maar kinderen of huisdieren (of je partner) doen (of laten!) misschien niet altijd wat je hoopt dat ze doen.
Even van te voren uitwisselen in de koffiecorner
Veel mensen babbelen voor een overleg begint even informeel bij de koffiecorner op het kantoor. Even iets over die vorige vergadering. Of over iets wat op de agenda van de vergadering staat. Even informatie uitwisselen, of misschien wel standpunten. Dan ben je inhoudelijk bezig, maar ook met de relatie met je collega’s. Dat gebeurt niet als we thuiswerken. We zijn eerst druk bezig met ons werk en schakelen dan gelijk over naar Zoom. In dezelfde ruimte en vaak zonder pauze. Terwijl soms een verandering van omgeving juist wel even lekker is.
* Lees ook: Minder stress met deze tien goede voornemens *
Overleggen op kantoor zorgt ook voor een andere omgeving en dat is prettig
Even die paar gangen door op kantoor om in de vergaderruimte te gaan zitten, waar je duidelijk op een andere plek bent dan wanneer je achter je computer aan het werk bent. De plek bepaalt mede wat je er komt doen. Dat verandert ook je houding en perceptie. Thuis verandert er helemaal niks. Je staart nog steeds naar hetzelfde scherm. Maar nu niet met cijfers of letters, of codes, maar met pratende en luisterende hoofden. Keurig in een grid van (bijvoorbeeld) 16 hokjes.
* Lees ook: Tien waarschuwingssignalen dat een burn-out op de loer ligt *
Al die hoorbare ‘kleine’ geluidjes die lekker hard binnen komen
Volgens mij heb ik al een paar vervelende dingen aan Zoom genoemd. Ik begon al met de natuurlijke flow van een gesprek en hoe die onderbroken kan worden door vertragingen op het wereldwijde web. Ik vertelde hoe dat onze perceptie van de ander kan beïnvloeden, enzovoort. Iets anders wat je misschien wel herkent en ook bij een gewone vergadering al ergerniswekkend is, zijn mensen die op de tafel zitten te tikken. Of spelen met het knopje van hun pen. Klik klik. Bij Zoom en andere online vergaderplatforms is dit nog een tandje storender. Het komt tegelijk binnen met de rest van de audio. Grmbl.
Slikken, kuchen, een krakende stoel en een ingeblikte stem op Zoom
Dit kan trouwens ook gelden voor slikken of kuchen, als je dat te hard doet. Of een krakende stoel. Al die geluiden komen versterkt binnen bij de andere vergaderaars die deelnemen aan het Zoom overleg. Bovendien kan je stem ook nog anders en onaangenaam ingeblikt klinken op zo’n platform. Dat is al lastiger te verhelpen, Maar het is goed om te weten dat dat zo kan zijn en daar ook rekening mee te houden. Korter en minder vaak vergaderen is alvast een fijne oplossingsrichting, denk ik zo!
* Lees ook: Dient onze economie ons nog wel? *
Het vergaderleven met Zoom dragelijker maken?
Ik begon al met minder vaak en minder lang vergaderen in de vorige paragraaf. Dat is alvast een mooie oplossingsrichting. Niet alleen omdat ik niet een natural born vergadertijger ben. Maar ook omdat er heel veel overleggen zijn, waar maar een deel van het overleg relevant is voor ons eigen werk. Of waarin bijvoorbeeld de voorzitter nog wat huishoudelijke mededelingen (al dan niet van het MT) doet. Die huishoudelijke mededelingen kunnen ook prima in een mailtje vooraf verzonden worden. Dan kan de vergadering zo nodig worden gebruikt om eventuele vragen daarover te beantwoorden.
Moet je steeds van begin tot eind bij elk Zoom overleg zitten?
En je kan kijken of je van het begin tot het einde bij elke vergadering moet zitten. Je kan ook een ook een agenda voor die vergadering maken met een tijdsplanning. Als jij weet dat jouw input eigenlijk alleen bij agendapunt 5 om 11.15 uur nodig is, kan je ook dan pas instappen op Zoom. Of je kan overleggen splitsen. Zodat alleen mensen hoeven aan te sluiten voor wie het onderwerp echt relevant is, of die zelf input moeten leveren.
* Lees ook: Kpi’s leiden niet tot optimale prestaties in organisaties *
Neem eens een pauze tussen al die Zoom calls door
Bij een face to face overleg ga je meestal naar een vergaderruimte toe. Vaak praat je nog kort na met je collega’s terwijl je weer richting je werkplek loopt. Online vergaderen vergt meer van je bovenkamer. Dus zorg dat je daar ook even een korte pauze inlast. Ga even naar een andere kamer. Of ga een klein blokje om om even te reflecteren en je hoofd weer leeg te maken voor een eventuele volgende vergadering. Zitten is het nieuwe roken. Dus even 5 of 10 minuten in beweging zijn, kan sowieso geen kwaad. Goed voor geest en lichaam.
Je hoeft niet naar je eigen beeld te kijken
Ik gaf al aan dat we er een beetje kriegel en onzeker van worden wanneer we steeds naar ons eigen pratende of luisterende hoofd moeten kijken bij zo’n Zoom overleg. Dat dat niet natuurlijk aanvoelt en we ons heel erg bewust worden van onszelf. Er is natuurlijk niemand die heeft gezegd dat je naar jezelf hoeft te kijken. Dus haal jezelf uit je eigen beeld en be done with it. We zijn niet allemaal narcisten die onszelf graag doorlopend ‘bewonderen’ ten slotte! Je kan zelfs je camera uitzetten en gewoon zo aan de vergadering deelnemen. Dan is het wel natuurlijk wel handig om even je collega’s te informeren. Anders gaan ze zeggen dat je niet in beeld bent. Heb je dat weer.
Kies voor andere communicatievormen die minder vermoeiend zijn
Natuurlijk kan je alles wat je wilt communiceren en uitwisselen via Zoom doen. Je was het ook zo gewend op kantoor om dingen even mondeling te benoemen. En daardoor ben je geneigd dat gedrag 1 op 1 mee te nemen nu je verplicht thuis zit te werken. Maar dat hoeft natuurlijk niet. Voor sommige mededelingen is een mailtje misschien net zo handig. (Dat laatste geldt ook voor het ouderwetse face to face overleg, trouwens). Je kan een appje sturen of je kan gewoon heel ouderwets bellen. Je weet wel. Gewoon alleen met je stem en die van de ander. Er zijn zelfs onderzoeken die uitwijzen dat de informatie via ouderwets basaal bellen beter over wordt gebracht dan wanneer je naar een pratend hoofd op een scherm erbij moet kijken bij een video call. Ik zou zeggen: doe er uw voordeel mee.
* Lees ook: Leidt de Corona crisis ook tot een personal finance crisis? *
Schrijf eens een ouderwets kaartje! Iedereen blij!
En als je dan toch als teamleider je mensen op afstand wilt bedanken, is er ook nog aangetoond dat een klassiek handgeschreven briefje of kaartje via de post enorm wordt gewaardeerd. Soms hebben die ouderwetse communicatiemiddelen ook nog een meerwaarde in onze snelle digitale wereld. O ja: mooie bijkomstigheid van die handgeschreven kaartjes is dat het niet alleen de ontvanger blij maakt, maar ook degene die het briefje of kaartje verstuurt en op de post doet! Double whammy, zeg ik.
* Lees ook: Deze tien vragen helpen je om te kijken of je teveel stress hebt *
Eigenlijk is gewoon minder vergaderen de beste tip ever!
Ten slotte zijn er ook nog dingen die je beter niet in een vergadering kan doen. Soms kan een gedeeld document waarin verschillende mensen in kunnen werken en meeschrijven en -denken wel the way to go zijn. Bedenk vooral of die vergadering überhaupt nodig is en wie er dan aan zouden moeten deelnemen. Bedenk ook of een video vergadering de beste manier is om het aan te pakken. Of dat andere methodes prettiger, duidelijker, efficiënter of minder vermoeiend zijn. Want de simpelste oplossing tegen online vergadervermoeidheid, is gewoon minder vergaderen. Lastig in ons platte polderlandje. Maar wel de beste tip van allemaal! Werk ze!
